Guide og dokumentation

Introduktion

Hvad er EmbedPolicy?

EmbedPolicy er en SaaS-løsning til at oprette, administrere, versionsstyre og publicere privatlivspolitikker.

I stedet for at have dokumenter liggende på fællesdrev, i mails eller kopieret ind på forskellige hjemmesider, samles arbejdet i ét centralt system.

Det gør det lettere at bevare overblikket, gennemføre ændringer og overdrage ansvaret til nye medarbejdere.

Det centrale princip

Privatlivspolitikken er ikke blot et dokument, der skal skrives én gang. Den skal følge med, når organisationens behandlinger af personoplysninger ændrer sig.

Arbejdsproces

Kom godt i gang

Den grundlæggende arbejdsgang består af fem trin. I kan begynde med én privatlivspolitik og udvide efter behov.

01

Opret organisationen

Opret en konto, og registrer virksomhedens eller organisationens grundlæggende oplysninger.
02

Opret en privatlivspolitik

Tag udgangspunkt i en skabelon, brug AI-assistance, eller udarbejd indholdet selv.
03

Gennemgå indholdet

Kontrollér, at oplysningerne svarer til de faktiske behandlinger af personoplysninger.
04

Publicér

Publicér den godkendte version, og vælg hvordan den skal vises på hjemmesiden.
05

Vedligehold

Gennemgå politikken ved ændringer i organisationen, systemerne eller arbejdsgangene.

Opret en gratis prøveperiode

Indhold

Opret privatlivspolitikker

EmbedPolicy understøtter oprettelse af privatlivspolitikker med udgangspunkt i skabeloner og AI-assistance.

Indholdet kan opdeles i sektioner, så det bliver lettere at gennemgå, redigere og vedligeholde.

AI kan hjælpe med et udkast, men resultatet skal altid kontrolleres i forhold til organisationens faktiske behandlinger af personoplysninger.

Skabeloner

Brug en struktureret opbygning som udgangspunkt for indholdet. Gennemgå og tilpas teksten til jeres egen organisation.

AI-assistance

Få hjælp til at udarbejde et udkast. I er fortsat ansvarlige for at gennemgå og godkende den endelige tekst.

Løbende arbejde

Hvornår skal privatlivspolitikken gennemgås?

Det er en god idé at gennemgå privatlivspolitikkerne, når der sker ændringer, som kan påvirke informationen til de registrerede.

Når en medarbejder stopper

Sørg for, at politikker, historik og adgang til administrationen ikke er bundet til én medarbejder.

Når I indfører et nyt system

Undersøg, om systemet medfører nye behandlinger, modtagere, formål eller ændringer i opbevaringsperioder.

Når kontaktoplysninger ændres

Opdater centrale virksomhedsoplysninger og kontaktpersoner, og gennemgå de berørte politikker.

Når I opretter en ny digital løsning

Vurder, hvilken privatlivsinformation der skal gives, og hvor brugeren skal kunne finde den.

En fast intern arbejdsgang gør det lettere at sikre, at ændringer bliver opdaget, vurderet og håndteret.

Brug vores gratis tjekliste

Historik

Versioner og publicering

En vigtig del af EmbedPolicy er at adskille redigering af indhold fra publicering.

I kan arbejde med en ny version og gennemgå den, før den publiceres. Den publicerede version er den, som de dynamiske embed-løsninger kan vise på hjemmesiderne.

Versionshistorikken gør det lettere at følge udviklingen i politikkerne og forstå tidligere ændringer. Hvor mange versioner der er tilgængelige, afhænger af abonnementet.

Eksempel på en ændring

Organisationen ændrer sin kontaktperson.
Oplysningen opdateres centralt.
De berørte privatlivspolitikker gennemgås.
De opdaterede versioner publiceres.
Dynamiske embed-visninger kan nu vise de nye versioner.

Integration

Vis privatlivspolitikker på hjemmesider

EmbedPolicy understøtter flere metoder til at vise privatlivspolitikker på hjemmesider og i digitale løsninger.

Valget afhænger blandt andet af, hvordan indholdet skal præsenteres, og hvilket abonnement I anvender.

Link

Link direkte til en publiceret privatlivspolitik. Velegnet til eksempelvis footere, e-mails og kontaktformularer.

Iframe

Vis privatlivspolitikken direkte som indlejret indhold på en hjemmeside.

PDF

Brug en PDF-version, når dokumentformatet er relevant. Downloadede kopier skal håndteres særskilt ved opdateringer.

Vindue på siden

Vis privatlivspolitikken i et vindue på den eksisterende hjemmeside. Tilgængeligheden afhænger af abonnementet.

JSON

Hent struktureret indhold til integration i egne digitale løsninger. Tilgængeligheden afhænger af abonnementet.

Dynamisk eller statisk visning?

Ved dynamisk indlejring kan en hjemmeside vise den senest publicerede version fra EmbedPolicy uden manuel kopiering af teksten.

Hvis I downloader en PDF eller kopierer tekst manuelt til en hjemmeside, skal I selv sikre, at disse kopier bliver opdateret ved ændringer.

Se embed-metoderne i demoen Sammenlign abonnementer

Samarbejde

Organisation og brugere

EmbedPolicy kan anvendes af flere medarbejdere, så arbejdet ikke afhænger af én enkelt person.

Organisationens oplysninger og kontaktpersoner kan vedligeholdes centralt og anvendes i de relevante privatlivspolitikker.

Udvidede muligheder for organisatoriske enheder, roller og rettigheder afhænger af abonnementet.

Når en ny medarbejder overtager

Den nye ansvarlige skal kunne finde de eksisterende politikker, forstå versionshistorikken og fortsætte arbejdet uden at begynde forfra.

Det er en væsentlig fordel ved at samle arbejdet i ét system.

Ansvar og lovgivning

EmbedPolicy og GDPR

GDPR stiller krav om, at registrerede personer får relevant information om behandlingen af deres personoplysninger. De centrale oplysningskrav findes blandt andet i GDPR artikel 12-14.

EmbedPolicy hjælper med at strukturere, vedligeholde og publicere denne information.

Det er dog organisationen selv, der har ansvaret for, at indholdet er korrekt, dækkende og afspejler de faktiske behandlinger.

Det hjælper EmbedPolicy med

Oprettelse af privatlivspolitikker
Strukturering af indhold
Versionshistorik
Central vedligeholdelse
Publicering på hjemmesider

Organisationens eget ansvar

At behandlingerne er lovlige
At informationen er korrekt
At formål og retsgrundlag er rigtige
At slettefrister og modtagere beskrives korrekt
At informationen gives rettidigt

EmbedPolicy er et administrations- og publiceringsværktøj og erstatter ikke juridisk rådgivning eller organisationens databeskyttelsesansvar.

Hjælp

Ofte stillede spørgsmål

Kan vi bruge en eksisterende privatlivspolitik?

Ja. I kan tage udgangspunkt i eksisterende tekst og arbejde videre med den i EmbedPolicy. Gennemgå altid, om indholdet er korrekt, opdateret og dækkende.

Kan AI skrive vores privatlivspolitik?

AI kan hjælpe med at udarbejde et udkast, men organisationen skal selv kontrollere og godkende indholdet. AI kender ikke nødvendigvis alle jeres faktiske behandlinger eller interne arbejdsgange.

Skal vi have én politik for hver behandlingsaktivitet?

Ikke nødvendigvis. En samlet politik kan dække flere behandlinger, hvis informationen er tilstrækkelig og tilgængelig på det relevante tidspunkt. I andre tilfælde kan målrettet information være mere hensigtsmæssig.

Hvad sker der, når vi publicerer en ny version?

De hjemmesider, som anvender en dynamisk embed-metode, kan vise den senest publicerede version uden at få teksten kopieret ind igen. Statiske PDF-filer og manuelt kopieret indhold opdateres ikke automatisk.

Kan flere medarbejdere arbejde i EmbedPolicy?

Ja. Antallet af brugere og mulighederne for organisationsstyring afhænger af abonnementet. Det gør det muligt at samle arbejdet og reducere afhængigheden af én medarbejder.

Er EmbedPolicy en garanti for GDPR-compliance?

Nej. EmbedPolicy er et værktøj til at oprette, administrere og publicere privatlivspolitikker. Organisationen er fortsat ansvarlig for sine behandlinger og for at opfylde de relevante lovkrav.

Privatlivspolitikker skal vedligeholdes – ikke bare skrives